Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen. Das können zum Beispiel Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme sein. Die dort vorhandenen Daten können Sie für das automatische Anlegen und Verschlagworten der Akten in docuvita nutzen.

Ihr Vorteil: Die so verknüpften digitale Akte bleibt stets aktuell und muss nicht nachgepflegt werden. Änderungen der Stammdaten im führenden System werden automatisch und umgehend übernommen. Dieses Vorgehen erspart Ihnen einen erheblichen Verwaltungsaufwand.

Archivieren Sie Ihre ausgehenden Belege direkt aus Ihrem Warenwirtschafts- oder ERP-System vollautomatisch in docuvita. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein manueller Import der Stammdaten oder gar eine Doppelerfassung ist dafür nicht erforderlich. Eine solche Lösung kann mit praktisch jedem System umgesetzt werden, bei dem Sie über einen Formulardesigner Ihre ausgehenden Belege anpassen können. Die vollautomatische Ablage erfolgt über einen Sekundärdruck im für die Langzeitarchivierung vorgesehenen PDF/A-Format.

Die Abbildung von Arbeitsabläufen in docuvita ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse übersichtlich und leicht handhabbar zu gestalten. Vielfältige Anwendungen lassen sich umsetzen, zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Kenntnisnahmen. Das Ablagesystem wird so zu einer aktiven Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe.

Ein Workflow besteht aus einzelnen Aufgaben, die miteinander verkettet werden. Bausteine für gängige Aktionen sind zum Beispiel die Abfrage von Entscheidungen, die Überwachung von Fristen, der automatische Versand von E-Mails sowie die Ausgabe von Dokumenten auf einem Drucker. Zusätzliche Möglichkeiten sind der Abruf von Daten aus Dritt-Systemen oder Statusrückmeldungen an Dritt-Systeme.

Mit docuvita legen Sie nicht nur Dokumente ab, sondern kommen auch der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung von Geschäftsbriefen nach. Ihre E-Mails können Sie auf zwei verschiedene Arten archivieren: Entweder Sie entscheiden sich für eine selektive Archivierung oder Sie lassen den gesamten E-Mailverkehr automatisch ablegen.

Über anpassbare Schnittstellen lässt sich docuvita übrigens auch mit bestehenden CRM- oder ERP-Systemen integrieren. So können Sie erfasste E-Mails zum Beispiel direkt in einer digitalen Kundenakte archivieren und von Ihrem CRM-System aus auf sie zugreifen.